준비된 회의가
성과를 만든다


몇몇 직원이 의견을 내면 나머지 직원들은 잠자코 따르기만 하는 반쪽짜리 회의가 진행되는 경우가 있다. 이 같은 회의 방식은 결국 결정된 사항에 대한 이해 부족으로 이어져 많은 점장들이 이를 해결하기 위해 고민한다. 따라서 코칭 기술을 적극 활용해 모든 직원들이 적극적으로 회의에 참여할 수 있도록 유도하는 것이 중요하다.




Q. 회의에서 코칭을 활용할 수 있을까
파트장을 모아 정기적으로 회의를 하고 있다. 하지만 발언자가 한 쪽 의견으로 치우치거나 부정적인 의견만 내기도 하고 부하직원마다 이해력이나 업무 실행 능력이 달라 어려움이 많다. 코칭을 활용해 회의에 참가한 부하직원들의 의견을 효과적으로 끌어내고 결정한 사항에 대한 실행력도 높일 수 있을까.


A. 적절한 질문으로 참가자들의 공통 인식을 높인다
회의시 성과향상을 위해 코칭을 활용하는 것이 가능하다. 오히려 코칭 기술을 익히지 않으면 효과적인 회의 진행이 어렵다. 회의 성과를 높이기 위해 필요한 회의 전 준비나 회의에서 코칭을 활용하는 방법에 대해 알아보자.


회의 효과를 높이기 위해서는 회의 시작 전과 시작 단계의 준비가 중요하다. ‘시작 전’ 단계에서 필요한 준비는 세 가지가 있다.


1. 회의 시간을 사전에 고지한다
전 매장의 책임자가 일정을 조정해 회의에 참가할 수 있도록 회의 일시를 빨리 안내해야 한다. 또한 회의 목적은 ‘경쟁점 대책으로 고객이 방문하고 싶은 매장 만들기’와 같이 회의 참가자가 긍정적으로 생각할 수 있는 단어를 사용해 내용이 명확하게 전달될 수 있도록 한다.


2. 사전에 발언 내용을 준비하게 한다
침묵하는 시간과 발언자의 편향된 발언을 줄이기 위해 사전에 작년 판매수치를 요약한 자료와 의견을 기입할 용지를 배포해 각자 검토한 후 참가할 수 있도록 한다.


3. 화이트보드로 시각화한다
회의를 말로만 진행하면 이야기 흐름이나 참가자들의 의견을 이해하는 것이 어렵다. 그러므로 점장은 발언의 핵심을 요약하고 참가자들의 의견 가운데 비슷한 내용끼리 모아 화이트보드에 시각화한다.
또한 참가자 전원에게 의견을 청할 때는 ‘그럼, 경쟁점으로 이탈한 고객들을 어떻게 다시 내점하게 할 것인지에 대해 각자 세 개씩 나눠드린 종이에 적어서 제출해 주십시오’라고 말한 후 A4용지를 세 장씩 나눠준다. 참가자들에게 생각할 시간을 2~3분 정도 주고 의견을 적은 종이를 걷어 화이트보드에 비슷한 내용끼리 모아 붙인 후 의견을 교환한다. 이는 한 쪽으로 치우친 의견이나 다른 사람이 낸 의견에 안이하게 동조하는 사람이 생기는 폐해를 막을 수 있다. 화이트보드의 내용을 카메라로 촬영해 회의가 끝난 후 참가자들에게 배포하면 회의록으로도 사용할 수 있다.


규칙을 정해 부정적 발언을 방지한다
회의에 참가한 부하직원들이 회의 목적에 관해 공통인식을 갖고 참가할 수 있도록 시작 단계에서도 다음과 같은 준비가 필요하다.


회의 성과를 높이는 준비 4단계


1. 목적과 목표
사전에 안내한 회...기사전문보기