잘 되는 점포는
회의하는 법이 다르다

철저한 사전준비로 직원 모두가 회의에 적극 참여하는 분위기를 조성하면 점포 실적도 올라간다. 특히 복잡한 문제 해결을 위해 프레임워크를 적절히 활용하는 회의 방식은 직원들의 사고를 긍정적·발전적으로 변화시킬 수 있다. 효과적인 회의 운영을 통해 팀워크를 강화하는 방법을 알아본다.


좋은 실적을 내는 점포들은 공통점이 있다. 점장이 회의를 통해 직원, 특히 베테랑 직원으로부터 지식과 경험, 아이디어를 이끌어내 근무 의욕을 고취시키는 동시에 업무 효율을 높이는 방식이나 판매 방법에 대한 연구도 다양하게 이뤄지고 있다는 점이다.
<표 1>의 ‘효과적인 회의 운영에 필요한 체크 포인트’를 기준으로 여러분이 실시하고 있는 회의 방식을 점검해보길 바란다.
만약 체크한 포인트 개수가 8개 미만이라면 개선할 여지가 있으므로 다음 사전준비와 진행방식을 참고로 점포 회의 운영방식을 재검토하도록 한다.




적극적인 회의를 위한 준비사항

1. 사전 안내
회의에 참여하는 직원의 개인 업무에 지장이 없도록 사전에 회의 개최를 공지한다. 공지 내용은 회의 목적, 시작·종료 시간, 장소, 참가자 역할 분담 등이다. 또한 참가자들이 회의에 적극적인 태도로 임할 수 있게 현재 점포 상황과 문제점 등을 미리 조사해오도록 과제를 줄 필요도 있다.

2. 회의실 준비
회의 성과는 회의실 분위기나 도구에 의해서도 좌우된다. 우선 주의를 기울일 점은 회의실의 적절한 조도와 온도로, 이 두 가지 요소가 충족되지 않으면 참가자들의 집중력이 떨어지거나 아이디어가 잘 떠오르지 않게 된다.
또한 회의실 레이아웃도 중요하다. 테이블 간격이 너무 넓으면 마주보거나 나란히 앉은 사람들과의 일체감이 생기기 어렵다. 이럴 때는 테이블 일부를 치우거나 아예 의자만 두고 회의를 주재하는 사람 중심으로 둥글게 모여 앉는 것이 좋다.
이밖에 중요한 회의 도구는 화이트보드다. 회의시 화이트보드를 활용하면 참가자들의 시선을 한 데 모을 수 있어 안건에 대한 일체감을 조성하기 쉽다.


좋은 아이디어 도출하는 ‘프레임워크’
참가자로부터 될 수 있는 한 많은 의견을 이끌어내고, 참가자들끼리 의견 교환이 활발히 이뤄지게 하려면 이야기만으로 회의를 진행해서는 어렵다. 복잡한 문제를 해결하거나 서술하는데 사용하는 ‘프레임워크(framework)’를 활용, 화이트보드에 발언한 내용을 가시화하면 의견 도출에 도움을 줄 수 있다. 또한 화이트보드에 적힌 내용을 휴대전화 카메라로 촬영해 참가자들과 공유하면 회의 의사록으로 활용할 수 있다.

1) SWOT 분석
SWOT 분석은 강점(Strength), 약점(Weakness), 기회(Opportunity), 위협(Threat) 4개 시점으로부터 현상을 파악하는 마케팅 기법이다. 다음 예시의 ‘SWOT 분석을 활용한 회의 사례’처럼 각 리스트를 작성하는 것만으로 직원들의 문제의식은 높아진다. 또한 거기에 그치지 않고 작성한 리스트를 토대로 점포의 문제점은 무엇이며, 우선적으로 해결...기사전문보기